Hvor ville vi være uden møder? Sandsynligvis få mere arbejde udført, men når antallet af personer du arbejder med når et bestemt antal, bliver møder nødvendige. Planlægning af et møde er ikke let; du skal kontrollere og sørge for, at alle er tilgængelige, sørg for at de ved, hvornår mødet er, og send en dagsorden. Hvis du arbejder med geografisk spredte fjerntliggende teams, er det endnu sværere at håndtere med forskellige tidszoner. Outlook giver ikke meget hjælp til tidszoner, men det giver dig mulighed for at sende mødeindkaldelser og se, hvem der er accepteret eller afvist et møde. Outlook-brugere har mulighed for automatisk at acceptere eller afvise mødeindkaldelser baseret på deres tilgængelighed.
Outlook kan advare dig, når du har et møde-sammenstød, så det står til grund, at det ved, hvilke af dine tidsslots er gratis. Hvis du vil have Outlook til automatisk at acceptere og afvise mødeindkaldelser, skal du aktivere indstillingen.
Accepter og afvis mødeindkaldelser
Åbn Outlook, og gå til Filer> Indstillinger. Vælg fanen Kalender i kolonnen til højre i vinduet Valg. Rul ned til afsnittet "Automatisk accept eller afvisning", og klik på Auto Accept / Decline.
Begrænsninger
Du aktiverer alle disse muligheder, men sørg for at holde din tidsplan religiøst i Kalender. Hvis du har uplanlagt tid afsat til at arbejde på noget, vil Kalender behandle det som "ledig" tid og acceptere mødeanmodninger om det.
Hvis du ikke har lyst til at udfylde alle aspekter af din arbejdsdag i kalenderen, bør du kun aktivere muligheden for at afvise mødeforespørgsler, der kolliderer med andre forpligtelser, og for at afvise tilbagevendende mødeanmodninger. Du vil have mere kontrol over, hvilke indbyder du accepterer.
Outlook giver dig ikke mulighed for at indstille acceptable klokkeslæt eller ledige timer, som andre personer i din organisation kan se, når de inviterer dig til et møde. Hvis det gjorde det, kunne du bruge dem til at automatisere accepterende invitationer. Hvis du stadig vil automatisere at acceptere mødeindbydelser, men ikke kan genere at udfylde din tidsplan, skal du tilføje unavngivne begivenheder i Kalender for de timer, du planlægger at bruge på arbejde. Outlook vil ikke kontrollere, om du tilføjer en rigtig begivenhed eller opgave, så tilføj bare noget, og gør det længe nok til at dække det tidspunkt, du ikke kan deltage i et møde. Dette er sko-horning det lidt, men det er den enkleste løsning der er.