Excel er den analfabetiske mands (og kvinders) yndlingsdata manipulationsværktøj. Den litterære, dvs. dem, der kan kode, behøver ikke at bekymre sig meget om kolonner, rækker og den rigtige formel og dens syntaks, fordi disse guider har deres egne enheder. For alle andre, praktisk talt alle i ledelsesposition, er Excel et vigtigt værktøj til arbejdet. På trods af dette er mange mennesker, især de, der bare går ind i et job, ofte skræmt af det. I virkeligheden, hvis du lærer Excel godt nok, kan du bruge det til at holde tidsbaserede poster, der opdateres automatisk, bruge det til at lagre inventar og endda foretage undersøgelser. Når det er sagt, her er fem meget grundlæggende Excel-funktioner, som hver nybegynder skal vide.
Auto-Complete Series & Auto Fill Formler
Indtastning af data, især et langt sæt data, er tidskrævende med en fremragende chance for, at der opstår en menneskelig fejl. Derfor forudsiger Excel, hvor det er muligt, den tekst, du forsøger at indtaste, og giver dig mulighed for at udfylde den til dig.
Tage for eksempel du vil indtaste serienumre eller medarbejder-id-numre, der følger en sekvens. I stedet for manuelt at indtaste dem kan du indtaste de første tre eller fire numre, vælg cellerne med de indtastede numre. Tag markøren til nederst til højre for den sidste celle og vente på, at den bliver til et sort plusskilt. Træk det ud, og du vil kunne se den værdi, hver celle vil holde. Excel vil automatisk øge værdien for dig. Dette trick bruges bedst med formler, fordi formlen automatisk opdateres for at læse de tilsvarende celler i træk i stedet for at have en absolut værdi, som kopier / indsatte formler ville have.
Auto-Fill
Dette trick er bundet til at blive hentet, mens du indtaster data. Excel kan automatisk udfylde data i en celle, hvis de data, du indtaster, er indtastet i en tidligere celle i samme kolonne. Bare tryk Enter og for at udfylde den.
Smart Alfabetisk Sortering
Excel kan sortere data alfabetisk, men en nybegynder kan tøve med at bruge sorteringsindstillingen, fordi data i tilstødende kolonner er relateret til det og omordnet dataene vil forstyrre forholdet. For eksempel har du navne, afdelinger, adresser, telefonnumre og blodgrupper alle i individuelle kolonner. Du vil sortere navnene i alfabetisk rækkefølge, men vil stadig have de tilstødende celler til at læse den rigtige adresse, telefonnummer og blodgruppe for den pågældende person.
Transformere rækkedata til kolonne data
Mange gange er data ikke engang i det korrekte layout for nogen at begynde at analysere det. Formatet, som det blev indsamlet i, blev ikke oprettet med noget bestemt formål i tankerne, og du kan ofte finde ud af, at du skal overføre data fra en række til en kolonne eller omvendt. I stedet for at kopiere og indsætte hver enkelt værdi, kan du bruge en Indsæt specialfunktion kaldet Transpose for at gøre netop det.
Vælg og kopier den kolonne, du vil indsætte som en række. Vælg den første celle i rækken, du vil kopiere dataene til. Klik på den lille pil under Paste-knappen, og vælg Indsæt speciel. I valgfeltet, der dukker op, skal du tjekke indstillingen 'Transpose' og klikke på OK.
Adskilte første og sidste navne
Excel 2013 har en rigtig smart auto-fill-funktion, der virker mellem kolonner. Tag det meget almindelige eksempel på en kolonne, der indeholder både for- og efternavne. Du vil muligvis adskille for- og efternavne og i ældre Excel-versioner, hvilket betyder at bruge den sammenkædede funktion på en meget smart / vanskelig måde.
Med Excel 2013 er alt du skal gøre, begynde at skrive fornavnet i den næste kolonne. Gør dette for de første to eller tre poster, og Excel vil lære, hvad dine separationskriterier er, og list dataene for alle tilsvarende værdier i kolonnen for dig. Alt du skal gøre er at slå ind. Dette fungerer for næsten enhver form for data.
